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MANAGEMENT
REUNION EN VISIOCONFERENCE

 

 OBJECTIFS PRINCIPAUX

  • Identifier les différents types de réunion possibles en visioconférence.
  • Préparer, animer et clôturer une réunion en visioconférence.
  • Structurer de manière spécifique ses réunions en visioconférence.
  • Gérer les interventions des participants de la réunion et les imprévus le cas échéant.

OBJECTIFS SECONDAIRES

  • Maitriser les critères d’aménagement optimal pour l’emplacement des sièges et du système de visioconférence (Webcam, typologies des micros, ordinateur, vidéoprojecteur si besoin etc.).
  • Préparer le matériel technique et faire des essais avant la réunion (Test image, son, etc.).
  • Gérer les situations en cas d’imprévus ou de problèmes techniques (Prévoir un téléphone dans la salle, utiliser un logiciel de « chat », support technique etc.).
  • Bien cadrer les temps d’interventions des participants, gérer et respecter le « timing ».

NIVEAU REQUIS

La formation Animer une réunion en visioconférence ne nécessite pas de prérequis.

DUREE2 jours

 

PROGRAMME ANIMER UNE REUNION EN VISIOCONFERENCE

TYPOLOGIE ET CHOIX DE LA REUNION

  • Réunion d’information ou descendante, de consultation ou ascendante, de travail (De service), de décision
  • Points forts et points faibles de ces typologies de réunion en visioconférence

LA PREPARATION DE LA REUNION

  • Objectifs, ordre du jour, programme de la réunion, lancement des invitations
  • Identification des animateurs/modérateurs et des rapporteurs par site…
  • Logistique, vérification du matériel, règles à respecter sur la prise de parole de chaque participant en visioconférence, la gestion des micros…
  • Choix des participants, documents et supports
  • Se préparer et se conditionner à l’exercice de l’animation de réunion à distance (Gérer son stress, poser sa voix, articuler…)

LES PRINCIPES DE L’ANIMATION

  • Techniques de prise de parole en visioconférence
  • Organisation du temps de parole des participants
  • Maitrise de l’évolution de la réunion
  • Gestion des objections
  • Clarification des prises de décision (Techniques de questionnement et de reformulation)
  • Gestion des hors sujets et des incidents le cas échéant

L’EXPLOITATION DE LA REUNION

  • Bilan conclusif de la réunion
  • Rédaction du compte-rendu synoptique de réunion
  • Notification et suivi des actions concrètes à mettre en place
  • Organiser le suivi post réunion

SIMULATIONS (JEUX DE ROLES SUR DES SEQUENCES DE REUNION)