OBJECTIFS PRINCIPAUX
- Identifier les différents types de réunion possibles en visioconférence.
- Préparer, animer et clôturer une réunion en visioconférence.
- Structurer de manière spécifique ses réunions en visioconférence.
- Gérer les interventions des participants de la réunion et les imprévus le cas échéant.
OBJECTIFS SECONDAIRES
- Maitriser les critères d’aménagement optimal pour l’emplacement des sièges et du système de visioconférence (Webcam, typologies des micros, ordinateur, vidéoprojecteur si besoin etc.).
- Préparer le matériel technique et faire des essais avant la réunion (Test image, son, etc.).
- Gérer les situations en cas d’imprévus ou de problèmes techniques (Prévoir un téléphone dans la salle, utiliser un logiciel de « chat », support technique etc.).
- Bien cadrer les temps d’interventions des participants, gérer et respecter le « timing ».
NIVEAU REQUIS
La formation Animer une réunion en visioconférence ne nécessite pas de prérequis.
DUREE : 2 jours
PROGRAMME ANIMER UNE REUNION EN VISIOCONFERENCE
TYPOLOGIE ET CHOIX DE LA REUNION
- Réunion d’information ou descendante, de consultation ou ascendante, de travail (De service), de décision
- Points forts et points faibles de ces typologies de réunion en visioconférence
LA PREPARATION DE LA REUNION
- Objectifs, ordre du jour, programme de la réunion, lancement des invitations
- Identification des animateurs/modérateurs et des rapporteurs par site…
- Logistique, vérification du matériel, règles à respecter sur la prise de parole de chaque participant en visioconférence, la gestion des micros…
- Choix des participants, documents et supports
- Se préparer et se conditionner à l’exercice de l’animation de réunion à distance (Gérer son stress, poser sa voix, articuler…)
LES PRINCIPES DE L’ANIMATION
- Techniques de prise de parole en visioconférence
- Organisation du temps de parole des participants
- Maitrise de l’évolution de la réunion
- Gestion des objections
- Clarification des prises de décision (Techniques de questionnement et de reformulation)
- Gestion des hors sujets et des incidents le cas échéant
L’EXPLOITATION DE LA REUNION
- Bilan conclusif de la réunion
- Rédaction du compte-rendu synoptique de réunion
- Notification et suivi des actions concrètes à mettre en place
- Organiser le suivi post réunion
SIMULATIONS (JEUX DE ROLES SUR DES SEQUENCES DE REUNION) |
